
TEVIS – Terminvergabe und -management
TEVIS ist ein Terminplanungs- und Terminverwaltungstool, das bereits von über 740 Kunden:innen in zahlreichen Kommunen und Gesundheitsämtern eingesetzt wird. Anbieterin ist die familiengeführte Kommunix GmbH aus Unna. Das Unternehmen bietet übergreifende Lizenzen für die Verwaltungen ganzer Städte, Kreise oder Bundesländer an.
Über die Online-Maske von TEVIS wählen die Bürger:innen ihr konkretes Anliegen aus einer vom Gesundheitsamt vorgegebenen Liste. Themen können beispielsweise „Infektionsschutz“, „Impfberatungen“ etc. sein. Nach der Themenwahl zeigt TEVIS an, welche Unterlagen zu dem Termin mitgebracht werden sollten.
Im nächsten Schritt werden die verfügbaren Termine angezeigt, gefiltert nach Wochentagen oder Zeitfenstern. Eine Terminanfrage kann abgesendet werden, sobald (vom Amt festgelegte) Pflichtfelder wie Name, Adresse und E-Mail-Adresse ausgefüllt sind. Abschließend zeigt TEVIS eine Anfrage-Bestätigung an und versendet parallel eine E-Mail. Sie enthält einen Link, der binnen zwei Stunden genutzt werden muss, damit der Termin verbindlich gebucht wird.
Bietet das Gesundheitsamt diesen Service an, können Bürger:innen zwischen Terminwünschen vor Ort oder online wählen. TEVIS verfügt über Schnittstellen zu Webex, Microsoft Teams und vielen weiteren Videokonferenztools.
Für die Mitarbeiter:innen im Gesundheitsamt ist TEVIS als einfach strukturierter Kalender aufgebaut. In der klassischen Ansicht steht für jeden Mitarbeitenden eine Zeitschiene zur Verfügung. Es ist aber auch möglich, einen Ressourcen- bzw. Gruppenkalender anzulegen, bei dem mehrere Termine parallel vergeben werden, etwa für bestimmte Anlässe wie Impfungen oder Schuleingangsuntersuchungen.
In der Mitarbeitenden-Ansicht können Termine auch händisch eingetragen werden, beispielsweise wenn diese am Telefon vereinbart werden. Per Drag and Drop lassen sich die Termine im Kalender bei Änderungen einfach verschieben – Person, die Terminanfragen gestellt haben, werden automatisch per E-Mail über die Terminänderung informiert.
Vorteile
- Einfache, intuitive Nutzung
- In der Verwaltung erprobt und etabliert
- Online-basiert, einfach in die bestehende Website zu integrieren
- Logo, Farben und Gestaltung nach Design des Gesundheitsamtes
- Online-Terminvergabe (Präsenztermine und online)
- Zuweisung zu jeweiligen Fachbereichen
- Standortübergreifende Statistiken
- Vergabe von Wartenummern
- Video-Konferenzen
- Analysetools: Wartezeiten, Fachbereich, Dauer der Termine etc.
- Zertifiziert nach BITV (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung)
- Bürger:innen-Oberfläche in verschiedenen Sprachen sowie in „vereinfachter“ Sprache
- Schnittstellen zu (Fach-)Verfahren, z. B. Mikropro
- Einfache Anbindung über REST-API
Kontakt zum Anbieter
Kommunix GmbH
Friedrich-Ebert-Str. 74
59425 Unna
PDT-Bewertungsverfahren abgeschlossen: April 2024
Einsatz
Bremen nutzt eine landesübergreifende Lizenz von TEVIS. Darüber hinaus arbeiten zahlreiche Gesundheitsämter mit dem Tool über kreisweite Lizenzen.